Które procesy zautomatyzować najpierw przy 50, 200 i 1000 zamówieniach miesięcznie?
Automatyzacja sklepu internetowego zwykle zaczyna się od listy dwudziestu rzeczy do wdrożenia i kończy na pytaniu, od czego właściwie zacząć. Kolejność ma większe znaczenie niż sama lista, bo dobrze dobrana pierwsza automatyzacja zwraca się w tydzień, a źle zjada Ci dwa dni konfiguracji i realnie nic nie zmienia.
Poniżej znajdziesz podział według skali sklepu, wyliczenie odzyskanego czasu i krótką listę rzeczy, których lepiej nie ruszać.
Co da się zautomatyzować w sklepie internetowym?
Automatyzacja sklepu internetowego dzieli się na dwie grupy.
Zadania wyzwalane zdarzeniem
Zadania wyzwalane zdarzeniem uruchamiają się w momencie, gdy coś się dzieje: klient składa zamówienie, płatność zmienia status, powstaje etykieta kurierska, wystawia się faktura, rejestruje się nowy klient.
System wykonuje wtedy działanie bez Twojego udziału:
- zmiana statusu zamówienia
- wygenerowanie faktury w wFirma, iFirma albo Fakturownia
- utworzenie etykiety kurierskiej dla InPost, DPD, UPS, Orlen Paczka lub Furgonetki
- wysyłka SMS do klienta, również według terminu dostawy zamówienia
- wysłanie faktury na maila klienta zaraz po jej wystawieniu
- wydruk dokumentu przewozowego i sprzedażowego przez PrintNode
- wysłanie linku z ponowieniem płatności
- webhook do systemu zewnętrznego, na przykład do CRM
Zadania cykliczne
Zadania cykliczne uruchamiają się o wyznaczonej godzinie albo w wybrane dni tygodnia.
Tu wpadają rzeczy, o których i tak nikt nie pamięta:
- archiwizacja cen detalicznych pod dyrektywę Omnibus
- aktualizacja statusów dostępności na Allegro
- generowanie mapy witryny dla Google
- ustawianie kolejności produktów w kategoriach według stanów magazynowych
- aktualizacja danych przesyłek
- blokowanie zamówień od klientów z przeterminowanymi płatnościami
I jeszcze jedna rzecz, która robi ogromną różnicę w praktyce – automatyzacje da się łączyć w łańcuch. Czyli jedno zdarzenie odpala kolejne, a to następne. Przykładowo, zmiana statusu płatności wystawia fakturę, wystawienie faktury uruchamia jej wydruk i wysyłkę mailem, utworzenie etykiety kurierskiej drukuje list przewozowy i wysyła SMS do klienta.
Przykładowy scenariusz automatyzacji
Do tego dochodzą przyciski akcji. Kilka zadań grupujesz pod jednym przyciskiem widocznym w edycji zamówienia i odpalasz całą sekwencję jednym kliknięciem, wtedy kiedy chcesz.
Przykładowy scenariusz kompletacji wygląda tak:
- klikasz przycisk w zamówieniu
- status zmienia się z „zaksięgowana wpłata” na „gotowe do odbioru”
- wystawia się faktura VAT
- faktura drukuje się na drukarce przez PrintNode
- tworzy się etykieta kurierska
- drukuje się list przewozowy
Sześć czynności, jedno kliknięcie, żadnego przełączania się między systemami. Podsumowując, to jest różnica między automatyzacją a zwykłą integracją: integracja przenosi dane, automatyzacja wykonuje za Ciebie decyzje o tym, co ma się stać dalej.
Osobno działa automatyzacja zmian cen. Promocje procentowe albo kwotowe, na wybrane produkty, całą kategorię, producenta albo listę z pliku CSV, z ustawionym czasem trwania i priorytetem, gdy akcji jest kilka naraz. Ceny wracają do wyjściowych same po zakończeniu promocji.
Dodatkowo zerknij na naszą checklistę automatyzacji, która pomoże Ci zweryfikować, czego potrzebujesz.
Czym różni się automatyzacja sprzedaży internetowej od automatyzacji marketingu?
Te dwie rzeczy mieszają się w rozmowach i prowadzą do złych decyzji, więc na samym początku chcieliśmy je rozdzielić.
- Automatyzacja sprzedaży obsługuje to, co dzieje się po kliknięciu „kupuję”: dokumenty, logistyka, statusy, magazyn, płatności. Działa w panelu sklepu, dotyczy klientów, którzy już kupili.
- Automatyzacja marketingu obsługuje to, co dzieje się przed zakupem i między zakupami: porzucone koszyki, sekwencje mailowe, segmentacja, kampanie odzyskujące. Zwykle wymaga osobnego narzędzia.
Kolejność wdrożenia najpierw sprzedaż, potem marketing. Nie ma sensu ściągać większego ruchu do sklepu, w którym obsługa zamówień już się nie wyrabia. Marketing automation zwiększy Ci liczbę zamówień, a ręczna obsługa zamieni ten wzrost w opóźnienia i reklamacje.
Dlaczego automatyzacja zamówień daje najszybszy zwrot?
Jeśli masz zautomatyzować dokładnie jedną rzecz, niech to będzie ścieżka od złożenia zamówienia do wysłania paczki. Dlaczego? Ponieważ każda inna automatyzacja działa raz dziennie albo raz w tygodniu, a ta uruchamia się tyle razy, ile masz sprzedaży.
Przeklikanie jednego zamówienia przez cały proces – zmiana statusu, wystawienie faktury, utworzenie listu przewozowego i wydruk – zajmuje jakieś dwie do trzech minut. Brzmi niegroźnie, dopóki wszystkiego nie wyliczysz.
| Zamówień miesięcznie | Czas na ręczną obsługę | W przeliczeniu |
|---|---|---|
| 50 | około 2 godzin | ćwierć dnia roboczego |
| 200 | około 8 godzin | pełen dzień roboczy |
| 1000 | około 42 godzin | ponad tydzień pracy |
Wyliczenie oparte na 2,5 minuty na zamówienie, czyli środku widełek podawanych przez osoby pracujące na tym panelu na co dzień. To ostrożny szacunek, nie wynik pomiaru w konkretnym sklepie. Metoda jest jawna, więc możesz podstawić własny czas i przeliczyć u siebie.
Przy stu zamówieniach dziennie ta sama arytmetyka daje ponad trzy godziny każdego dnia. To już nie jest oszczędność czasu, tylko pytanie, czy w ogóle da się ten sklep obsłużyć bez dodatkowego etatu.
Ile czasu daje automatyzacja w sklepie z 30-50 paczkami dziennie?
Teoria teorią, więc damy Ci konkret z wdrożenia w naszym sklepie z branży audio, obsługującym 30-50 paczek dziennie.
Przed automatyzacją ścieżka jednej przesyłki wyglądała mniej więcej tak: otwórz zamówienie, wpisz wymiary paczki, wygeneruj etykietę, pobierz PDF na dysk, otwórz plik, kliknij drukuj, wróć do panelu, zmień status na wysłane. Osiem kroków, około dwóch minut, przy każdej paczce.
Po wdrożeniu pakowacz klika jeden przycisk w zamówieniu, na przykład „Paczkomat A” albo „DPD z fakturą”. Sekwencja odpala się sama: generuje właściwą etykietę, wysyła ją prosto na drukarkę, przy potrzebie wystawia najpierw fakturę, drukuje list przewozowy i na koniec zmienia status zamówienia.
Efekty automatyzacji sklepu internetowego
Czas obsługi jednej przesyłki spadł z około dwóch minut do kilku sekund. Przy ich wolumenie to od godziny do półtorej dziennie, czyli 25-35 godzin miesięcznie. Trzy czwarte etatu odzyskane bez zwalniania kogokolwiek, po prostu przesunięte z klikania na pracę, która przynosi sprzedaż.
Drugi element tego wdrożenia to webhooki. Każde nowe zamówienie wysyła komplet danych do zewnętrznego narzędzia do budowania przepływów, a stamtąd trafia dalej: do CRM, do maila, do czegokolwiek, co sklep sobie wymyśli. Panel sklepu obsługuje logistykę, a wszystko poza nią dzieje się na zewnątrz bez ograniczeń.
Dochodzi kolejny efekt, trudniejszy do policzenia. Ręczne przepisywanie danych generuje błędy: zły adres, pomylony status, faktura na niewłaściwe dane. Każdy taki błąd to reklamacja, zwrot albo ponowna wysyłka. Automatyzacja nie robi literówek.
Dlaczego warto zacząć od synchronizacji danych od dostawców?
Jeśli sprzedajesz towar od producentów albo dystrybutorów, jest spora szansa, że Twoim największym pożeraczem czasu nie są zamówienia, tylko katalog. Ręczne sprawdzanie, co dostawca zmienił w cenniku, co wyszło z produkcji, a co wróciło na stan, to praca bez końca, która na dodatek nigdy nie jest aktualna.
Rozwiązanie polega na tym, że integrator pobiera plik XML lub CSV od dostawcy o wyznaczonej godzinie, a zadanie cykliczne przelicza na tej podstawie stany, ceny i statusy dostępności w Twoich produktach. Konfigurujesz schemat raz i katalog aktualizuje się codziennie bez Twojego udziału.
Efekty widać w dwóch miejscach naraz. Znika sprzedaż produktów, których dostawca nie ma na stanie, czyli najbardziej kosztowny typ zamówienia, bo kończy się anulowaniem i zepsutą relacją z klientem. Znika też opóźnienie w reagowaniu na zmiany cen zakupu, które po cichu zjada marżę.
Skąd to wiemy?
To obserwacja z rozmów z działem naszego supportu, osobami które konfigurują takie wdrożenia na co dzień: synchronizacja z dostawcami to najczęściej włączana automatyzacja w sklepach opartych o cudzy asortyment.
Od czego zacząć przy 50, 200 i 1000 zamówieniach miesięcznie?
To skala sklepu decyduje o tym, co ma sens. I niestety jest to ta część, którą większość poradników pomija.
Najpierw jedno rozwidlenie
Jeśli sprzedajesz towar od dostawców, zacznij od synchronizacji katalogu, a dopiero potem zajmij się zamówieniami. Przy kilku tysiącach pozycji od kilku producentów ręczna aktualizacja stanów kosztuje więcej niż cała obsługa zamówień razem wzięta. Jeśli sprzedajesz własne produkty, poniższa kolejność zaczyna się od razu od zamówień.
Do 50 zamówień miesięcznie – co ma sens?
Ręczna obsługa zajmuje jakieś 4 godziny miesięcznie. Automatyzacja marketingu, dynamiczne ceny czy rozbudowane scenariusze to na tym etapie strata czasu na konfigurację.
Wdrażaj: automatyczne faktury i automatyczne powiadomienia o statusie zamówienia. Dwie rzeczy, jedno popołudnie konfiguracji.
Odpuść: wszystko inne. Serio.
50-200 zamówień miesięcznie – gdzie zaczyna się ból?
Tu zaczyna się realny problem – zamówień jest za dużo na ręczną obsługę i za mało, żeby uzasadnić dodatkowy etat.
Wdrażaj: pełną ścieżkę zamówienia (faktura plus etykieta plus status plus powiadomienie), cykliczną synchronizację katalogu z plikiem dostawcy, automatyczne blokowanie zamówień od klientów z zaległościami.
Odpuść: automatyzację cen, jeśli masz mniej niż kilkaset produktów.
Powyżej 200 zamówień miesięcznie – co jest konieczne?
Od tego pułapu automatyzacja staje się warunkiem utrzymania jakości. Ręczna obsługa 500 zamówień oznacza błędy, bo człowiek się zwyczajnie nie skaluje.
Wdrażaj: wszystko powyżej, do tego automatyzację zmian cen, synchronizację z ERP w czasie rzeczywistym, automatyczne kupony i webhooki do CRM.
Sprawdź też: czy Twój obecny system w ogóle utrzyma taki ruch. To osobny temat, wracam do niego niżej.
Jak zautomatyzować sklep internetowy krok po kroku?
Automatyzacja sklepu internetowego wdrażana etapami rzadko się sypie. Poniżej dopisaliśmy kolejność działań, która minimalizuje ryzyko, że coś przestanie działać w środku sezonu.
- Wypisz procesy, które powtarzasz codziennie. Nie te, które wydają się ważne, tylko te, które faktycznie klikasz każdego ranka. Zwykle wychodzi ich 5-6.
- Policz czas jednej sztuki. Weź stoper i zmierz, ile zajmuje wystawienie jednej faktury od kliknięcia w zamówienie do wysłania PDF. Mnożenie zrób sam.
- Zacznij od jednej automatyzacji. Najlepiej faktury, bo efekt widać od pierwszego dnia i nie ma ryzyka po stronie klienta.
- Przetestuj na zamówieniu testowym. Złóż zamówienie na własne dane, przejdź całą ścieżkę, sprawdź co dostaje klient.
- Dopiero potem dokładaj kolejne. Jedna automatyzacja na tydzień. Jeśli coś zacznie działać dziwnie, wiesz od razu, co to.
- Sprawdź scenariusze brzegowe. Zamówienie z płatnością odroczoną, częściowa realizacja, anulowanie po wystawieniu faktury. To tam wychodzą problemy.
- Zaglądaj do logów przez pierwszy tydzień. Logi pokazują, co się wykonało i co poszło nie tak, a kolejka zadań, co czeka na uruchomienie. Pięć minut dziennie wystarczy, żeby wyłapać scenariusz, który odpala się częściej, niż powinien.
I pamiętaj – najczęstszy błąd na starcie to włączenie wszystkiego naraz w piątek po południu. Efekt bywa taki, że w poniedziałek klienci dostają trzy SMS-y o tym samym statusie.
Czego lepiej nie automatyzować w sklepie?
Poniżej wyszczególniliśmy konkretne trzy obszary, w których automatyzacja zrobi więcej szkody niż pożytku.
-
- Reklamacje i zwroty niestandardowe. Sam proces zgłoszenia jak najbardziej warto uprościć formularzem. Ale decyzja o uznaniu reklamacji, dopłacie czy wyjątku od regulaminu to rozmowa, nie reguła. Klient, który dostaje automatyczną odmowę, przestaje być klientem.
- Negocjacje warunków w B2B. Ceny hurtowe, limity kupieckie i terminy płatności da się skonfigurować raz i utrzymywać automatycznie. Ustalanie tych warunków z nowym kontrahentem to praca handlowca.
- Komunikacja po błędzie po Twojej stronie. Jeśli paczka poszła nie tam, gdzie trzeba, albo zamówienie utknęło na tydzień, automatyczny mail o treści „Twoje zamówienie jest realizowane” pogarsza sytuację. Tu potrzebna jest wiadomość od człowieka.
Nie wiesz, co w Twoim sklepie zdjąć z rąk zespołu?
Na bezpłatnej konsultacji przechodzimy przez Twoje procesy, wskazujemy te, które da się zautomatyzować od razu, i pokazujemy, ile czasu to realnie oszczędza przy Twoim wolumenie zamówień. Bez prezentacji sprzedażowej i bez zobowiązań.
Czy Twoja platforma udźwignie automatyzację sklepu internetowego? Podsumowanie
Najczęstszy scenariusz, w jaki wpadają właściciele sklepów – wiadomo, co zautomatyzować, jest budżet, jest chęć, ale system tego nie potrafi.
Objawy są dość charakterystyczne:
- każda automatyzacja wymaga osobnej wtyczki, a wtyczki gryzą się przy aktualizacji
- integracja z księgowością albo kurierem to projekt programistyczny wyceniany osobno
- przy większym ruchu panel zaczyna się zacinać przy operacjach masowych
- zmiana czegokolwiek w scenariuszu wymaga kontaktu z zewnętrznym wykonawcą
Jeśli rozpoznajesz co najmniej dwa z tych punktów, problemem nie są procesy, tylko fundament, na którym stoi sklep. Warto to sprawdzić, zanim zainwestujesz w kolejne wtyczki, bo koszt łatania rośnie szybciej niż koszt zmiany platformy e-commerce.
PS. Zachęcamy do sprawdzenia też wywiadu z Jarosławem Mnichem, specjalistą e-commerce m.in. na temat automatyzacji i wpływu technologi AI na Twój biznesu.
Julianna Janusz
SEO copywriter
Automatyzacja w e-commerce – najczęściej zadawane pytania
Poniżej wypisaliśmy najważniejsze odpowiedzi, które związane są z automatyzacjami w sklepach internetowych.
To zależy od tego, skąd bierzesz towar. W sklepach sprzedających asortyment producentów i dystrybutorów najczęściej wdraża się codzienną synchronizację katalogu z pliku XML lub CSV, bo ręczne pilnowanie stanów u kilku dostawców zjada najwięcej czasu. W sklepach z własną produkcją pierwszym krokiem jest ścieżka zamówienia: automatyczna faktura oraz etykieta kurierska.
Na platformie SaaS automatyzacje czasami są częścią abonamentu, ale w niektórych przypadkach wiążą się z dopłatą za osobny moduł. W Selly plan Pro z wbudowanymi automatyzacjami dla detalu i hurtu kosztuje 699 zł netto miesięcznie w promocji, plan startowy Core 299 zł netto. Na open source dochodzą wtyczki, wdrożenie i koszt utrzymania po stronie programisty.
Na platformie SaaS nie. Scenariusze konfiguruje się w panelu przez wybór zdarzenia wyzwalającego i akcji, bez pisania kodu. Programista bywa potrzebny przy niestandardowej integracji z własnym systemem, do czego służy REST API. Na open source sytuacja jest odwrotna, bo większość automatyzacji opiera się na wtyczkach wymagających utrzymania.
Wystawianie faktur w wFirma, iFirma i Fakturownia, generowanie etykiet dla UPS, DPD, InPost Kurier, InPost Paczkomaty, Orlen Paczka i Furgonetki, zmiany statusów zamówień, wysyłkę SMS do klienta, ponowienia płatności i webhooki do systemów zewnętrznych. Cyklicznie: archiwizację cen pod Omnibus, aktualizację dostępności na Allegro, generowanie mapy witryny i blokowanie zamówień od klientów z zaległościami.