Czasowy brak możliwości organizacji wydarzeń na żywo spowodował, że eventy online stały się powszechne. Można stwierdzić, że teraz prawdopodobnie większość internautów choć raz miała okazję uczestniczyć w konferencji online, webinarze lub wideo live. A gdyby zastąpić formalności związane z organizacją wydarzenia na żywo za pomocą profesjonalnie przygotowanego webinaru? A może czas na pierwszą w historii Twojej firmy konferencje online, która na siebie zarobi? Dowiedz się, jak tego dokonać, krok po kroku.
Dochodowe wydarzenie online – Dlaczego warto?
Organizacja dochodowego wydarzenia online może okazać się opłacalna w Twojej niszy nie tylko ze względu na aspekt finansowy. Wiązać może się z nim również potencjał reklamowy dla Twoich produktów lub firm partnerskich, a także opcja wykorzystania zebranych danych w komunikacji marketingowej, gdy poszczególne osoby wyraziły na to zgodę.
Okazuje się, że dostępne obecnie narzędzia dają nam możliwość organizacji nawet dużych wydarzeń online, w których liczba uczestników w jednym momencie przekracza tysiące osób. Dzięki temu, za pomocą odpowiednio zorganizowanego planu i działań marketingowych, a także działającego zaplecza technicznego, Twoja firma może stosunkowo łatwo skalować ten rodzaj przedsięwzięcia generując dodatkowe zyski.
Początkowo jednak trzeba zainteresować potencjalnych klientów. Dowiedz się jak to zrobić!
Organizacja konferencji, webinaru lub innego wydarzenia online – ogólny zarys
Zacznijmy od kilku podstaw na podstawie których będziemy podejmować wszelkie, następne decyzje. Postaraliśmy się krok po kroku uwzględnić każdy z elementów, który ważny jest jeszcze na etapie planowania.
- Kogo chcemy zachęcić do oglądania wydarzenia?
Powinniśmy przyjrzeć się potencjalnym grupom odbiorców i podjąć decyzję dotyczącą tego, do kogo kierujemy nasze wydarzenie. Głównie na podstawie wspomnianej informacji będziemy w następnej kolejności kreować przekaz marketingowy, wybierać i zapraszać gości, a także planować agendę.
Jeżeli jesteśmy w sytuacji, gdy nasza firma trafia do danej, jednej grupy odbiorców, lecz chciałaby ją rozszerzyć, np. z powodu planów wprowadzenia nowych produktów na rynek w niedalekim czasie, możemy do tego wykorzystać wydarzenia online.
W takiej sytuacji możemy zorganizować konferencję, która sama w sobie okaże się dochodowa, a dodatkowo pozyskamy dane potrzebne do kontaktu, gdy nowy produkt zostanie wprowadzony. Pozwoli to w dłuższej perspektywie w większym stopniu zadowolić potencjalnych klientów i odpowiedzieć na ich potrzeby.
Warto zwrócić uwagę na to, by wydarzenie online było spójne z profilem działalności firmy. Dbając o te warunki, stosując powyższą taktykę, możemy istotnie zwiększyć z czasem wskaźnik LTV (Lifetime Value).
2. Jaka ma być tematyka i cel wydarzenia?
Czy chcielibyśmy zainteresować potencjalnego klienta trendami w branży? A może chcemy, by zyskał dużo nowej wiedzy na tematy, które pomogą mu w codziennym funkcjonowaniu? Naszym następnym krokiem powinien być wybór tematyki wydarzenia, który może (ale nie musi) być spójny z dotychczasową działalnością firmy.
Spójność taka z pewnością pomoże pozyskać pierwszych uczestników przy wykorzystaniu obecnej bazy klientów, nawet przy ograniczonych działaniach marketingowych. W innym wypadku stanie się to znacznie trudniejsze, gdyż będzie trzeba kreować przekaz marketingowy i kanały dotarcia zupełnie od nowa.
3. Jaki chcemy wykonać format wydarzenia?
Organizując event online mamy do wyboru co najmniej kilka formatów. Każdy z nich charakteryzuje się innym poziomem spodziewanych interakcji z publicznością. Poniżej znajduje się kilka z nich.
- Jeden prezenter – format, w którym jedna osoba prowadzi wydarzenie online, np. webinar i rozmawia lub przybliża dany temat swojej publiczności,
- podwójni prezenterzy – dwóch prowadzących, którzy przedstawiają dany temat wedle określonego planu, jednocześnie rozmawiając ze sobą,
- panel dyskusyjny – grupa ekspertów, która np. odpowiada na zadane wcześniej przez uczestników w mediach społecznościowych pytania,
- q&a – przykładowo forma wydarzenia live, podczas którego uczestniczący w nim goście czytają na bieżąco pojawiające się komentarze i udzielają odpowiedzi,
- wywiad – przeprowadzony przez jednego z goszczących podczas wydarzenia osób, np. dziennikarza, który próbuje podczas wywiadu poddać próbie poglądy specjalisty na daną, branżową sprawę, poddając je w wątpliwość,
- demo produktu – gdzie staramy się przedstawić zalety prezentowanej przez firmę oferty w przystępnej formie i z wieloma innymi, materiałami edukacyjnymi, które dają dodatkową wartość odbiorcy.
4. W jaki sposób chcemy się wyróżnić na tle konkurencji, zachęcić potencjalnych uczestników i dać konkretną wartość?
Wraz ze wzrostem zainteresowania wydarzeniami online, które można zauważyć wśród konsumentów, wzrasta również konkurencja. Nic więc dziwnego, że również w Twojej branży prawdopodobnie zauważalne są już pierwsze webinary, darmowe live’y lub profesjonalne, płatne konferencje online, na których frekwencja osiąga od kilkudziesięciu do kilku tysięcy osób.
Jeżeli chciałbyś, aby Twoje wydarzenie online przebiło te organizowane przez konkurencje, powinieneś wyodrębnić konkretne wartości, które przekonają wyodrębnioną grupę odbiorców. Najlepiej, gdy są one adekwatne do konkretnej branży i zgodne z prawdą. Pamiętajmy, że efekt w postaci zadowolonego uczestnika wydarzenia osiągniemy tylko wtedy, gdy nasze atrakcyjne merytorycznie i kreatywne nagłówki reklamowe zamienią się w realną wartość dodaną.
5. Kogo chcielibyśmy zaprosić na wydarzenie i jak ułatwić uczestnictwo?
Podobnie, jak w przypadku powyższych punktów, tu również za główny wskaźnik służyć nam będzie grupa docelowa, jaką wybraliśmy. Wybierzmy osoby, które cieszą się popularnością i stanowią autorytet w danej branży, a zwiększymy szansę, że więcej osób dołączy do eventu online.
Zastanów się również, jak wynagrodzisz prelegentom udział w Twoim wydarzeniu i podzielenie się na nim wartością w postaci wiedzy lub danych narzędzi. Kilka sposobów rozliczeń:
- wystąpienie w formie wymiany za możliwość reklamowania swoich produktów podczas prezentacji,
- wynagrodzenie w formie samego zasięgu wydarzenia, czyli prelekcja w zamian za możliwość dotarcia ze swoją marką osobistą do zebranej przez nas podczas kampanii, określonej grupy odbiorców,
- zapłata w formie finansowej, połączona jednocześnie z zakazem reklamowania swoich produktów i usług podczas prezentowania materiału,
- wynagrodzenie w formia np. wyświetlenia komunikatu reklamowego firmy prelegenta w przerwie pomiędzy wystąpieniami.
Istnieje nawet opcja, w której to prelegent płaci nam za udział w wydarzeniu online i prowadzenie prelekcji. Jeżeli nasz brand wydarzenia jest na tyle znany, że pewne jest przyciągnięcie dużej ilości osób z danej branży, sponsorzy wydarzenia mogą proponować nam, by za opłatą wprowadzić swojego prelegenta, który oprócz wartościowych informacji, wspomni o produkcie ich firmy.
Nie zapomnijmy, aby dokładnie określić zasady współpracy z prelegentami na samym początku. Zasady rozliczeń, wynagradzania, granice lokowania produktu lub podejmowania innych działań w ramach wystąpienia należy określić w umowie, aby uniknąć nieprzyjemnych dla obu stron niespodzianek.
6. Czy planujemy podczas niego dodatkowe aktywności, konkursy z nagrodami, wzbudzanie zaangażowania, networking lub elementy grywalizacji? Jeżeli tak, to jakie?
Na tym etapie warto przemyśleć, czy konferencja lub inne wydarzenie online będzie zawierać:
- tylko prelekcje osób z Twojej firmy i firm Twoich klientów,
- prelekcje różnych prelegentów, często niezwiązanych z Twoją firmą, lecz przyciągających nowych uczestników,
- wykłady prelegentów połączone z zorganizowanymi warsztatami (pokojami warsztatowymi), do których przełączeni są uczestnicy na określonym etapie eventu,
- wykłady prelegentów połączone z warsztatami i dodatkowymi sesjami networkingowymi 1 na 1, gdzie uczestnicy mają możliwość się poznać, wymienić informacjami na dany temat i zweryfikować, czy są w stanie sobie wzajemnie pomóc.
Zastanów się nad konkursami, które zwiększą zaangażowanie odbiorców w szczególnie długą konferencję i skłonią ich, by zostać do końca. Jedną z możliwości jest organizacja konkursu związanego z tematyką wydarzenia, quizu z użyciem zewnętrznego oprogramowania lub innej metody, wraz z ogłoszeniem, że zwycięzca zostanie wyselekcjonowany i nagrodzony na koniec eventu.
Inne metody zwiększenia liczby osób i długości oglądania dłuższej, np. całodniowej konferencji online:
- informowanie o przerwach (zazwyczaj jedna krótsza i jedna dłuższa),
- widoczna dla każdego agenda wydarzenia,
- najbardziej wyczekiwana prelekcja na końcu wydarzenia.
7. Czy chcielibyśmy na wydarzeniu zarobić i w jaki sposób?
Przejdźmy do etapu, na którym ustalisz, w jaki sposób uczynić swoje wydarzenia online dochodowym. Opcji jest wiele, od zapewnienia sobie sponsorów i partnerów na wydarzeniu live dla większej ilości osób, po sprzedaż własnych produktów na płatnej, całodniowej konferencji online z networkingiem.
Zacznijmy od uczestnictwa w wydarzeniu. Może być ono:
- płatne (trzeba się zapisać i dokonać opłaty przed rozpoczęciem wydarzenia),
- darmowe (można dołączyć w każdej chwili, np. podając dane osobowe i wyrażając zgodę marketingową),
Kolejny potencjał monetyzacji związany jest z zaproszonymi na wydarzenie prelegentami:
- % od sprzedaży ich produktów przy pozwoleniu ich reklamowania na wydarzeniu przez dedykowany link,
- sprzedaż produktów lub usług Twojej firmy, np. z proponowanym bonusem dla prelegentów w przypadku zwiększenia ich sprzedaży,
Przejdźmy do partnerów wydarzenia i sponsorów, którym organizatorzy często proponują atrakcyjną ekspozycję marek i oferty:
- obrandowany wygląd pokoju webinarowego, w którym prowadzona jest prelekcja,
- obecność na slajdzie promocyjnym w przerwie wydarzenia,
- możliwość wykupienia własnej prezentacji przygotowanych wedle wcześniej ustalonych wytycznych,
- kampania e-mail do osób uczestniczących w wydarzeniu po jego zakończeniu,
- ekspozycja marki w materiałach reklamowych realizowanej kampanii przed rozpoczęciem wydarzenia.
Sposób monetyzacji zależy głównie od tego, czy Twoi potencjalni klienci są gotowi zapłacić za uczestnictwo i dla jakich sponsorów grupa docelowa, którą chciałbyś zgromadzić, może wydawać się atrakcyjna.
Zaplanuj działania związane z organizacją wydarzenia online
Skoro wiesz już, na jakie pytania powinieneś sobie odpowiedzieć, szykując event online, czas na konkretny plan działań. Pomoże Ci on, punkt po punkcie, zorganizować wydarzenie bez zmartwień, że coś pójdzie nie tak.
- Udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania
- Stworzenie agendy wydarzenia i proponowanych gości
- Wybór oprogramowania do organizacji wydarzenia i zapoznanie się z nim
- Zaproszenie zaplanowanych gości na wydarzenie
- Zdobywanie sponsorów i partnerów wydarzenia
- Potwierdzenie obecności, sfinalizowanie umów i podpisanie dokumentacji
- Prowadzenie działań marketingowych
- Wysyłka wytycznych i materiałów pomocowych dla prelegentów
- Próba generalna przeprowadzenia całego wydarzenia (odpowiednio wcześnie, aby możliwe było wprowadzenie ewentualnych poprawek przed rozpoczęciem)
- Organizacja wydarzenia i wszystkie działania z nią związane (wysyłka linków, haseł do pokojów webinarowych, cała oprawa techniczna),
- Wysyłanie ankiet satysfakcji do uczestników
Narzędzia do skutecznej organizacji wydarzenia online
Pewnie ciekawi Was, jak kształtują się ceny poszczególnych narzędzi do organizacji profesjonalnego, dochodowego wydarzenia online. Teoria mówi, że nawet bezpłatnie, np. w formie bezpośredniego live, jesteśmy w stanie zorganizować taki event. Praktyka i standardy branżowe jednak wyraźnie pokazują, że osiągnięcie pewności niezawodności, jakości i estetyki, przy odpowiedniej formie interaktywności, wymagają nieco bardziej profesjonalnych rozwiązań. Przedstawiamy kilka z nich.
- Live Webinar
Narzędzie prosto z Polski. Umożliwia prowadzenia multimedialnych, interaktywnych i atrakcyjnych dla użytkowników konferencji online. Jednym z ciekawszych rozwiązań, jakie oferuje wspomniane narzędzie, jest dzielenie jednego pokoju na kilka mniejszych podczas konferencji. Dzięki temu, przy dużych konferencjach, uczestnicy mogą wybrać wśród kilku pokoi akurat ten, który ich najbardziej interesuje. Całe wydarzenie natomiast zapiszesz bez problemu w wersji full HD, aby np. wysłać je z możliwością pobrania wraz z ankietą satysfakcji po zakończeniu eventu.
- Webex Meeting
Podobnie jak powyższe narzędzie, Webex Meeting czyni organizowanie webinarów, konferencji i innych wydarzeń online znacznie prostszym. Wszystko to możecie zrobić w aplikacji lub chmurze. Warto sprawdzić program lub poradniki wideo w internecie przed rozpoczęciem korzystania z niego (podobnie z innymi, niezależnie od tego, na który się zdecydujesz. Zadbaj o to, by korzystanie z oprogramowania było proste nie tylko dla Ciebie, lecz cieszyło się uznaniem również wśród prelegentów.
- ClickMeeting
Coraz popularniejsze na rynku oprogramowanie do kompleksowej organizacji wydarzeń, w tym webinarów. Posiada wszystko, co potrzebne organizatorom nawet dużych konferencji, dzięki czemu nie muszą już oni zazwyczaj dobierać dodatkowych narzędzi. Twórcy narzędzia udostępniają dużą ilość edukacyjnych materiałów na YouTube i w innych mediach, dzięki czemu sama organizacja i korzystanie z poszczególnych funkcji wydają się łatwiejsze. Kilka przydatnych funkcji to spersonalizowane zaproszenia, opcja płatnych i darmowych webinarów do wyboru, personalizacja brandingowa i dedykowane strony rejestracji na wydarzenia.
- GoToMeeting
Szybkie i proste narzędzie, które dobrze sprawdza się przy organizacji małych webinarów, konferencji lub spotkań. Dostępne opcje umożliwią Ci stworzenie prostego eventu.
Plan promocji wydarzenia online
Zadbaj o to, by jak największa liczba osób z określonej na początku grupy docelowej dowiedziała się o wydarzeniu, które organizujesz. Jeżeli chciałbyś wykonać całą akcję promocyjną zwiększając szanse na sukces, powinieneś wykorzystać maksymalnie potencjał, jaki do tej pory zgromadziła Twoja firma w poszczególnych mediach.
Lektura naszego artykułu na temat organizowania promocji w sklepie internetowym pomoże Ci zaplanować schemat, według którego promować dane wydarzenie online.
Kilka elementów, które pomogą Ci zachęcić większą ilość osób do uczestnictwa:
- atrakcyjniejsze warunki dla wcześniej zapisanych (lub dodatkowy benefit),
- poproś prelegentów uczestniczących w wydarzeniu o poszerzenie kanałów promocji i wykorzystanie swoich mediów (możesz to zrobić już na etapie umowy),
- mocno dopasuj kanały komunikacji do swojego odbiorcy nie zapominając, gdzie możesz go znaleźć (jeżeli jeszcze nie czytałeś o strategii marketingowej, koniecznie zajrzyj do artykułu pokazującego jej wartość).
Podsumowanie
Niezależnie od branży, w której działa Twoja firma, powinna pojawić się z niej okazja organizacji eventu online. Czy okaże się ona dla Ciebie atrakcyjna i dostrzeżesz w niej szansę? To zależy od wielu czynników. Jeżeli natomiast zdecydujesz się stworzyć wspomniane wydarzenie, powyższy przewodnik powinien znacznie pomóc Ci w całym procesie. Powodzenia!