Rekrutacja pracownika sklepu internetowego może przyprawić wiele firm o zawrót głowy. Jak się za to zabrać? Gdzie szukać osób z odpowiednimi kompetencjami? Co sprawdzić, aby mieć pewność, że dany kandydat będzie pasował do kultury organizacyjnej? Szczególnym wyzwaniem może okazać się sytuacja, gdy rekrutujemy pierwsze osoby. Poniższy artykuł przeprowadzi Cię po całym procesie.
Rekrutacja pracownika sklepu internetowego – Zacznijmy od potrzeb
Przy rekrutacji pracowników do sklepu internetowego, powinniśmy znać swoje dokładne potrzeby. Powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytania, jak:
- W jakich obszarach potrzebujemy wsparcia?
- Jak sprawimy, by nowo zatrudniona osoba będzie wiedzieć, co ma robić?
- Skąd czerpiemy informacje na temat tego, co nam jest w obecnej chwili potrzebne?
Odpowiadając na nie unikamy ryzyka, w którym zatrudnienie nie wiąże się z realną potrzebą. To bardzo ważne, gdyż zdarzają się sytuacje, gdy może nam się wydawać, że potrzebujemy “kolejnej osoby”, lecz rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej. Wtedy po zatrudnieniu okazuje się, że nowa osoba nie ma zbyt dużo obowiązków, a cały dział głowi się nad tym, co mogłaby robić.
Jeżeli zastanawiasz się nad tym, czym zajmuje się specjalista ds. e-commerce, sprawdź nasz artykuł jak wygląda praca w sklepie internetowym, który przybliża wspomnianą rolę.
Stąd potrzebna nam jest konkretna, oparta na danych analiza obszarów, w których istnieją zadania ważne z punktu widzenia biznesu. Wtedy możemy zastanowić się, czy liczba danych zadań ma tendencję rosnącą i jest na tyle angażująca, by wypełnić pełny etat nowej osoby w stosunkowo niedługim czasie po zatrudnieniu.
Najprościej jest to przedstawić na przykładzie osoby do obsługi klienta i wzroście liczby zapytań (wraz ze wzrostem sprzedaży), które wypełniają jej czas pracy. Załóżmy, że zadaniem wspomnianej osoby są odpowiedzi na dane zapytania, wysyłanie ofert i obsługa ich.
Na potrzeby przykładu podejmijmy założenie, w którym dzień pracy trwa 8 godzin, a obsługa jednego zapytania ofertowego zajmuje jedną godzinę.
Zakładamy też, że zysk sklepu rośnie wprost proporcjonalnie do ilości zapytań.
Przyjrzyjmy się procesowi analizy towarzyszącej zatrudnieniu następnej osoby.
- Nasz sklep internetowy generował pół roku temu X zysku i średnio wpływały 4 zapytania, które była w stanie obsłużyć jedna osoba, pozostały czas przeznaczając na inne zadania.
- Minęły 4 miesiące (2 miesiące temu), było to już 8 zapytań, a dana osoba została wydelegowana do zajmowania się tylko wspomnianym zadaniem.
- Obecnie przychodzi 10 zapytań miesięcznie, a dana osoba zdecydowała się zostać po godzinach, aby doprowadzić je do końca. Robi to tymczasowo, a my rozpoczynamy rekrutację.
Możemy oszacować wtedy, że wzrost sklepu i zyski umożliwiają nam zatrudnienie dodatkowej osoby. Wnioskujemy na podstawie danych również, że przy obecnym tempie wzrostu, nowa osoba będzie wykonywać 2 zapytania dziennie (w czasie dłuższym niż standardowo ze względu na naukę). Pozostały czas na stanowisku powinniśmy zagospodarować w inny sposób.
Wiemy jednak, że już po dwóch miesiącach będzie obsługiwała minimum 4 zapytania dziennie, a po kolejnych czterech, jeżeli utrzymamy tempo, możemy szykować się na kolejną rekrutację i planować miejsce w biurze.
Dzięki temu zatrudniamy dane osoby do realizacji określonych, potrzebnych zadań, zamiast wymyślać zadania (niekoniecznie potrzebne), zatrudnionym bez analizy osobom.
Jak rekrutować? Zacznij od opisu stanowiska
Opis stanowiska staje się obowiązkowym elementem do wykonania i powinno rozpoczynać proces rekrutacyjny. Część opisu stanowiska wykonamy na podstawie danych dotyczących działania sklepu internetowego i firmy (wspomnianych powyżej). Pozostałe części to wszystkie rzeczy, jakie możemy zaproponować kandydatowi, gdy zdecyduje się na pracę u nas.
Opisowi stanowiska, który publikować będziemy w różnego rodzaju grupach i na portalach, wymienionych później, towarzyszyć może karta stanowiskowa.
Karta stanowiskowa określa zakres obowiązków, posiadane uprawnienia i inne elementy, które pracownik posiada lub powinien posiadać w związku z pracą w danym miejscu. Jest to dokument wewnętrzny w firmie.
Określa też między innymi jeden kluczowy wskaźnik efektywności (KPI), za który odpowiedzialne jest w firmie stworzone stanowisko.
Z czego składa się podstawowy opis stanowiska do publikacji informacji o rekrutacji?
- Wymagania pracodawcy (względem doświadczenia, umiejętności, znajomości oprogramowania, języków i innych),
- przyszły zakres obowiązków (ogólna wizja na to, co robił będzie przyszły pracownik),
- oferta (co możemy zaoferować w zamian, jeżeli dana osoba zdecyduje się na pracę u nas).
Warto wspomnieć, że opis stanowiska powinien być zgodny z kulturą organizacyjną firmy. Jeżeli w naszej organizacji zwracamy się “na Ty”, a całość okryta jest luźną atmosferą, w taki też sposób powinno zostać napisane ogłoszenie. Wykaż się kreatywnością, a z pewnością uda Ci się zachęcić kandydatów do pracy.
Jak rekrutować do e-commerce?
Jeżeli przygotowaliście już swoje ogłoszenie o pracę, przejdźmy do tego, jak rekrutować. Przy branży e-commerce istnieje kilka sprawdzonych praktyk, które zwiększają szansę powodzenia procesu rekrutacyjnego.
Pamiętajmy jednak, że na powodzenie rekrutacji ma też wiele innych czynników, jak:
- przeszłe działania employer brandingowe i ich efekt,
- sposób postrzegania firmy na rynku,
- zaproponowane warunki, lokalizacja i inne elementy oferty o pracę.
Przejdźmy więc do planu dystrybucji ogłoszenia.
W poszukiwaniu pracownika – Miejsca, w których możesz rekrutować
Miejsc, w których możemy przeprowadzić rekrutację, jest kilka. Pamiętajmy, że w omawianym przypadku posługujemy się przykładem osoby potrzebnej przy sklepie internetowym w branży e-commerce. Może w przypadku innych stanowisk, mielibyśmy więcej (lub mniej) możliwości.
Zakładka “Kariera” na stronie internetowej firmy – Zamieszczenie ogłoszenia we wspomnianym miejscu i wyświetlanie go przez określoną ilość czasu nic nas nie kosztuje. Wpływa natomiast korzystnie na wizerunek firmy i sprawia, szansa na pozyskanie pracownika zwiększa się. Co więcej, aplikujący z zakładki “Kariera” już zapoznali się z naszą marką, gdyż musieli wcześniej przejrzeć stronę internetową, aby tutaj trafić.
Ogłoszenia w serwisach (Rocket Jobs lub Pracuj) – Kolejnym krokiem jest selekcja serwisów, w których odnotowujemy największą szansę na pozyskanie kandydata. W Polsce należą do takich wspomniane wyżej serwisy. Znajdziecie tam wiele możliwości dodania własnego ogłoszenia, a aplikacje będę zbierać się Wam w panelu administracyjnym. To bardzo wygodne rozwiązanie dla obu stron z punktu widzenia zarządzania rekrutacją.
Kandydat łatwo załącza CV i dane, po czym wysyła zgłoszenie. Firma otrzymuje wszystkie dokumenty zgromadzone w jednym miejscu. Dosyć często zdarza się nawet, że pracodawca podczas rekrutacji pracowników do sklepu internetowego zamieszcza ogłoszenie w jednym ze wspomnianych serwisów i do niego kieruje ruch, np. z branżowych grup na Facebooku.
Ogłoszenia w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, Instagram i inne) – Udostępnie ogłoszenia o pracę w branżowych grupach dotyczących e-commerce. Wtedy możemy, jak wspomnieliśmy powyżej, kierować ruch do ogłoszenia w wybranym przez nas serwisie, strony internetowej lub zachęcać kandydatów bezpośrednio do wysyłki potrzebnych dokumentów i informacji drogą mailową.
Przykładowe grupy na Facebooku, w których udostępniać można swoje ogłoszenia o pracę w branży e-commerce:
E-commerce – Marketing Internetowy, SEO, SEM, Social Media: https://www.facebook.com/groups/1047947318604914/
Optymalizacja E-commerce: https://www.facebook.com/groups/643658319342854/
Zjednoczeni Sprzedawcy: https://www.facebook.com/groups/1537097243202679/
SEO/SEM Polska / Marketing Internetowy / E-commerce / Copywriter /Wordpress: https://www.facebook.com/groups/599949953413068/
Ogłoszenia SEO, SEM, Freelancer, Domeny, Hosting, Pozycjonowanie, Strony: https://www.facebook.com/groups/1999085206810302/
SEO Copywriting | Zlecę – Oferuję: https://www.facebook.com/groups/1990240654591832/
Rocket Jobs > 10K: https://www.facebook.com/groups/2131918410470282/
Szukam pracy w IT: https://www.facebook.com/groups/2003419583261298/
Praca- kariera w ecommerce: https://www.facebook.com/groups/1662307960712402/
Praca IT / oferty i zlecenia: https://www.facebook.com/groups/361017344058590/
Programowanie WWW, zlecenia WORDPRESS, PRESTASHOP, CMS E-COMMERCE, OFERTY: https://www.facebook.com/groups/354596564900683/
Istnieje też wiele innych grup przeznaczonych do przeprowadzania skutecznych rekrutacji. Są one np. związane ściśle z marketingiem internetowym, SEO, pracą w branży reklamowej lub sprzedaży. Miejsce, gdzie umieścimy nasze ogłoszenie o pracę, zależy od opisu stanowiska i przyszłego zakresu obowiązków kandydata.
Przy każdym z ogłoszeń, niezależnie do miejsca rekrutacji pracowników, powinna zostać umieszczona informacja o wymaganych zgodach. Kandydaci powinni wiedzieć o wymaganych zapiskach w CV, aby zawrzeć je w dokumencie i wziąć udział w konkretnej rekrutacji.
Proces rekrutacyjny w pigułce – Po otrzymaniu aplikacji
Proces rekrutacyjny to całość doświadczeń i etapów rekrutacji do sklepu internetowego, jakie powinni przejść kandydaci, którzy chcą pracować w Twojej firmie. Zawiera on zarówno czynności związane z tworzeniem i publikowaniem ogłoszenia, jak i te, które mają miejsce po otrzymaniu pierwszych aplikacji.
Twoim zadaniem jest wyselekcjonowanie najlepszego i najbardziej dopasowanego do firmy kandydata i poinformowanie innych, co przeważyło o wyniku rekrutacji. Może wtedy osoby, które nie dostały danej pracy, uzupełnią braki i aplikują, gdy firma znów będzie potrzebować kogoś nowego. Warto dbać o ogólne doświadczenie wszystkich osób, przynajmniej w miarę możliwości, które biorą udział w procesie rekrutacyjnym.
Przykładowy proces rekrutacyjny:
- Wstępna rozmowa kwalifikacyjna,
- wysłanie krótkiego zadania rekrutacyjnego do wykonania w określonym czasie,
- sprawdzenie zadania, wysłanie wyniku i umówienie się na następną rozmowę z osobą decyzyjną,
- sprawdzenie wpasowania w kulturę firmy potencjalnego kandydata i podjęcie decyzji o zatrudnieniu.
Metody selekcji pracowników
Metody selekcji pracowników odpowiednich do pracy w Twojej firmie odbywa się za pomocą powyższych i kilku innych, dodatkowych narzędzi. Będą one ważną pomocą w budowaniu rozwijającej się organizacji z przyjazną kulturą.
- Analiza otrzymanej aplikacji według danych standardów i wymagań,
- testy rekrutacyjne (np. językowe, psychologiczne, merytoryczne),
- rozmowa kwalifikacyjna,
- rzetelne sprawdzenie referencji poprzednich pracodawców.
Przy większej ilości rekrutacji i ogromnej ilości spływających CV możemy rozważyć zewnętrzne narzędzie do pomocy. Wtedy łatwiej będzie nam zarządzać wszystkimi procesami, które mają miejsce. Przykładowym narzędziem, o którym mowa, jest eRecruiter.
Zatrudnienie i pierwszy dzień w pracy
Jeżeli wszystkie etapy rekrutacji zostały przeprowadzone poprawnie i zgodnie z założonymi standardami, prawdopodobnie zatrudniliście jednego z kandydatów. Warto wspomnieć, że wdrożenie go również powinno być zaplanowane.
To tak zwany proces onboardingu, który pomaga nowemu pracownikowi odnaleźć się w nowym miejscu, poznać panujące zasady, swoich przełożonych i procedury wykonywania konkretnych zadań w obrębie swojego stanowiska.
Podsumowanie
Mamy nadzieję, że teraz zwiększanie skali działania i opanowanie nowych rekrutacji spowodowanych dynamicznym rozwojem sklepu stanie się łatwiejsze. Szczególnie, gdy wiele branży prowadzących sprzedaż online znacznie zwiększyło obroty w ostatnim czasie. Wykorzystując informacje zawarte w powyższym artykule, rekrutacja pracowników do działu e-commerce powinna przejść bezproblemowo i skutkować pozyskaniem wartościowego kandydata.